Ce document élabore la Politique sur la protection des renseignements personnels telle qu’appliquée par ACTI-MENU, ses employés et représentants.
Objet
ACTI-MENU recueille dans le cours normal de ses affaires, des renseignements
personnels sur ses employés, ses clients et leurs employés, sur les participants à
différentes campagnes ainsi que ses sous-traitants. Tous les renseignements
personnels recueillis respectent les exigences des lois et règlements en général en
matière de confidentialité et/ou sont soumis à la politique d’ACTI-MENU sur la
protection des renseignements personnels.
ACTI-MENU s’engage à préserver l’exactitude, la confidentialité, la sécurité et le
caractère privé des renseignements personnels collectés, à appliquer avec rigueur sa
politique et faciliter son respect par l’ensemble de ses employés et représentants.
Responsabilité
Les Directeurs d’unités d’affaires et de services ont la responsabilité de s’assurer du
respect de la présente politique, de prendre les mesures appropriées afin d’en faciliter
son application au quotidien. En cas de non-respect, ces derniers devront prendre les
mesures qui s’imposent afin de régulariser toute situation de non-respect de la
politique.
Détermination des fins de la collecte des renseignements
ACTI-MENU précisera au moment de la collecte dans un document ou une entente les
fins pour lesquelles les informations personnelles seront recueillies et en informera par
écrit les personnes auprès desquelles les informations seront recueillies.
La collecte d’information est limitée aux fins pour lesquelles elle a été autorisée,
autrement ACTI-MENU s’assurera d’obtenir tous les consentements additionnels
requis.
Consentement
ACTI-MENU s’assure d’informer et d'obtenir le consentement de toutes les personnes
concernées avant toute collecte, utilisation ou communication de renseignements
personnels à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire en vertu des lois applicables.
Limitation de la collecte
ACTI-MENU prendra les mesures afin que seules les informations nécessaires aux fins
déterminées soient recueillies. Les renseignements personnels ne sont pas communiqués ou utilisés à des fins autres que celles pour lesquelles les consentements
ont été obtenus.
ACTI-MENU peut, sous réserve des lois applicables, conserver dans ses dossiers les
renseignements personnels d’une personne aussi longtemps qu’il le faut aux fins
précitées, même si un individu cesse d’être un employé, client ou participant.
Exactitude
Les employés d'ACTI-MENU sont tenus d’aviser l'un des Directeurs d’unités d’affaires
et de services tout changement à apporter à leur dossier. Les clients, participants et
sous-traitants sont également invités à transmettre toute modification aux
renseignements préalablement soumis à ACTI-MENU.
ACTI-MENU s’engage à mettre à jour les renseignements personnels aussitôt qu’ils
sont transmis par les employés, les clients, participants et les sous-traitants dans la
mesure ou il est pertinent de le faire.
Sécurité
Les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité
correspondant à leur degré de sensibilité.
Les mesures de sécurité protègent les renseignements personnels contre la perte ou le
vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la
modification non autorisées.
La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des
renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des
renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Différents
moyens pourront être utilisés tels que la dépersonnalisation, la restriction de l’accès,
l’utilisation de mots de passe ou tout autre moyen qui sera jugé le plus approprié selon
les circonstances.
Transparence
Cette politique est distribuée à l’ensemble des dirigeants, administrateurs, employés et
collaborateurs ou à toute personne qui en fera la demande.
Accès aux renseignements personnels
ACTI-MENU informera toute personne qui en fait la demande de l'existence de
renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils
ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera possible de
vérifier l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les
corrections appropriées. Les plaintes seront traitées selon des procédures appropriées
et dans des délais raisonnables. La présente politique sera mise à jour périodiquement.